Qu’il s’agisse d’un mariage, d’un anniversaire, d’un baptême, d’une fête de famille, d’un anniversaire de mariage ou d’un événement professionnel, trouver la salle de réception idéale pour votre événement nécessite un plan d’action bien précis. Il est important de définir à l’avance des critères de recherche : date et lieu de l’événement, budget, format de l’événement, nombre d’invités.

Trouver la salle de réception idéale : les règles à suivre

Quand chercher une salle de réception ?

Dès que possible. Après avoir confirmé la date de l’événement, veuillez rechercher immédiatement la salle de réception. Pour avoir un endroit décent en haute saison, il vous faut un an au minimum. Dans certaines régions à forte demande telles que Lyon et Île-de-France, certaines salles sont réservées depuis 2 ans. Ce sera la disponibilité de la salle qui va alors déterminer la date de votre événement. Afin de réduire ce risque et d’assurer la disponibilité de la salle de réception que vous choisissez, vous pouvez choisir d’organiser votre événement pendant la basse saison, ce qui peut également vous faire économiser beaucoup d’argent.

OÙ chercher une salle de réception ?

Évidemment dans une zone géographique qui vous plait ou qui peut refléter votre histoire. La situation idéale est de trouver un endroit facilement accessible à tous, relativement proche de la gare, de l’aéroport et des logements pour accueillir vos invités. Pour le baptême ou le mariage, veillez à ce que la salle de réception ne soit pas trop éloignée du lieu de la cérémonie (église ou mairie). Si le mariage se tient traditionnellement dans le pays d’origine de la mariée, la réception s’organise dans un milieu neutre de la campagne. À noter que plus la salle de réception est éloignée de votre domicile, plus l’organisation de votre événement sera coûteuse et compliquée.

Quelle salle de réception choisir ?

Si vous ne disposez pas d’une résidence familiale pouvant accueillir votre événement, vous devrez louer une salle de reception anniversaire ou mariage. Le choix de la salle de réception répond à de nombreux critères :

• Le budget alloué: il y a une différence financière considérable entre la privatisation d’un château et la location d’une salle de fête. La location d’une salle de réception peut varier entre 1 000 à 10 000 euros. Avec le traiteur, la salle de réception constitue le poste de dépense le plus important dans la réalisation d’un événement ;
• Le type d’événement : un simple déjeuner de baptême ou un barbecue pour votre anniversaire n’a évidemment pas besoin d’être préparé comme un week-end de mariage, et se termine par un brunch le lendemain ;
• Le nombre d’invités : estimez à l’avance le nombre d’invités que vous prévoyez de recevoir, et il vous indiquera la capacité d’accueil de la salle de réception dont vous avez besoin. 1 mètre carré par personne pour le dîner en dehors de la piste de danse et 50 mètres carrés de buffet ;
• Le type de prestation dont vous avez besoin : salle de réception sans traiteur ni mobilier ou formule clé en main ? L’avantage de la première option est qu’elle vous oblige à contrecarrer, si elle peut réduire vos coûts globaux, à quelques professionnels et vous avez besoin de plus d’efforts pour organiser votre événement, tandis que la deuxième option peut vous éviter les contingences d’organisation, mais elle vous oblige à faire certaines concessions dans le choix du traiteur. À partir de ces considérations, il existe de nombreuses salles de réception possibles pour organiser votre événement. Par exemple, organiser un mariage, c’est comme raconter une histoire : une histoire qui vous ressemble ou qui vous fait rêver.