La possibilité de partager des documents de multiples façons entre les membres de votre organisation facilite le travail de chacun. Sauf si votre travail consiste à gérer la sécurité de l’organisation, bien sûr. Dans ce cas, votre travail devient beaucoup plus difficile.

Avec autant de façons de partager des éléments, la sécurité des documents est une entreprise difficile, mais il est possible de réussir en suivant les bonnes étapes.

Nous avons rassemblé une série de conseils pour aider les organisations à sécuriser leurs documents. Quelles que soient les méthodes utilisées par votre organisation pour partager des documents, la mise en œuvre de la sécurité est possible. Continuez votre lecture pour découvrir comment :

1. Numérisez vos documents

Pour la majorité des organisations, les documents papier deviennent un risque de sécurité plus important que les documents numériques. Un membre de l’équipe pourrait perdre la copie papier d’un document, ou quelqu’un pourrait la transporter hors du bâtiment à l’insu de tous.

Les organisations disposent de plusieurs options pour ajouter des mesures de sécurité à leurs copies numériques de documents, recevant ainsi un plus grand niveau de protection.

Créer des scans numériques de tout document papier, puis appliquer des mesures de sécurité aux copies numériques pour une protection maximale. Déchiquetez les documents papier pour terminer le travail. Découvrez digiposte pour stocker vos documents en toute sécurité, plus de lecture ici.

2. Utilisez la protection par mot de passe

L’utilisation de la protection par mot de passe sur les fichiers les plus importants est une idée intelligente. Si les membres de l’organisation utilisent des ordinateurs portables ou des smartphones pour travailler sur des documents sensibles, quelqu’un pourrait prendre l’appareil. Sans protection par mot de passe sur les fichiers de l’appareil mobile, la personne qui prend l’appareil peut accéder aux fichiers sensibles.

Lorsqu’on travaille avec certains types de logiciels couramment utilisés pour créer des documents, l’ajout d’une protection par mot de passe pour sécuriser les documents est un processus facile.

3. Utiliser des mots de passe forts

Créer des mots de passe difficiles à deviner ou à déchiffrer est aussi important que de choisir d’utiliser des mots de passe sur vos documents. L’idée de créer des mots de passe forts devrait également faire partie de votre accès au réseau et de vos comptes de stockage dans le cloud.

Il est essentiel que tous les membres de l’organisation utilisent un ensemble de règles similaires pour créer des mots de passe, ce qui devrait garantir qu’ils utilisent toujours un mot de passe fort à chaque fois qu’ils en créent un. 

En outre, les organisations peuvent encourager les membres de leur équipe à utiliser des gestionnaires de mots de passe pour suivre leurs mots de passe et les rendre extrêmement complexes et forts, sans avoir à essayer de s’en souvenir. 

4. Configurer l’authentification à deux facteurs

Si le logiciel ou le fournisseur de stockage dans le cloud que l’organisation utilise vous permet de configurer et d’utiliser l’authentification à deux facteurs (2FA) pour garder le compte, le déployer est un choix intelligent.

Avec l’authentification à deux facteurs, l’utilisateur saisit un nom d’utilisateur et un mot de passe. Pour terminer le processus de connexion, cependant, le logiciel génère un code qu’il envoie à votre smartphone, tablette ou ordinateur par le biais d’un message texte ou d’un courriel. Après avoir saisi le code 2FA, le logiciel permet à l’utilisateur d’accéder au compte.

Même si un pirate informatique vole le nom d’utilisateur et le mot de passe du membre de l’équipe, il devra également avoir accès au compte de messagerie ou au smartphone du membre de l’équipe pour pouvoir terminer le processus de connexion et voler les informations qui font partie du compte.

L’authentification à deux facteurs n’est pas parfaite, mais elle fournit un processus solide en deux étapes pour sécuriser vos documents.

5. Cryptez vos fichiers

Le cryptage des fichiers sur l’ordinateur fournit une autre couche de sécurité facile à utiliser pour les membres de votre équipe, mais qui contrecarre efficacement les voleurs en puissance.

Lorsque l’on place le cryptage sur le disque dur, le logiciel de cryptage brouille les données d’un fichier, ce qui le rend impossible à lire sans le bon mot de passe. Après avoir saisi le mot de passe, le contenu du fichier revient à la normale.

Vous avez la possibilité d’utiliser un logiciel de cryptage tiers gratuit ou sur abonnement. Vous pouvez également utiliser le système de cryptage intégré aux systèmes d’exploitation Windows ou Macintosh.

6. Évitez d’envoyer des documents par courriel

Plutôt que d’envoyer des documents par courriel à des clients ou des collègues, où les destinataires pourraient faire des copies ou imprimer des données sensibles, les organisations peuvent utiliser quelques options différentes qui n’impliquent pas l’envoi de pièces jointes.

• Stockage en nuage : De nombreux fournisseurs de stockage en nuage donnent aux utilisateurs la possibilité de partager des liens vers des documents stockés dans le nuage. Le créateur du document peut donner aux destinataires la possibilité de le consulter et de faire des commentaires sans copier ou modifier le document.
• Signatures numériques:Lorsqu’une organisation a besoin de signatures sur un document, plutôt que d’envoyer les documents par courriel dans les deux sens, utilisez des services qui permettent les signatures numériques, comme DocuSign. Le document reste protégé, et vous pouvez envoyer au destinataire une copie non modifiable après que toutes les parties l’ont signé.

7. Disposer de copies de sauvegarde

Une partie du processus de sécurisation de vos documents implique la mise en place d’une politique de sauvegarde. Si un membre de l’équipe dispose de la seule copie d’un document critique sur un disque dur d’ordinateur portable qui tombe en panne, détruisant ainsi la seule copie, la sécurité de l’organisation ne fonctionne pas aussi bien qu’elle le devrait.

L’une des meilleures façons d’assurer une sauvegarde constante des fichiers en toute sécurité est d’utiliser le stockage dans le cloud. Avec les bons paramètres en place, les ordinateurs locaux enverront automatiquement et constamment des copies éditées des fichiers vers le cloud, garantissant que des copies de sauvegarde existent toujours, même si la copie stockée localement devient corrompue ou détruite.

Les fournisseurs de stockage en cloud offrent souvent aux abonnés la possibilité de crypter toutes les données qu’ils stockent dans le cloud, ce qui fournit un autre niveau de sécurité pour les documents de l’organisation.

Pour les organisations qui stockent des données sur un serveur local, un logiciel qui crée des copies de sauvegarde automatiques des fichiers sur le serveur dans le cloud est une autre option pour sécuriser les documents.

L’utilisation d’un stockage dans le cloud ou d’un logiciel de sauvegarde du serveur pour créer des copies de sauvegarde des documents de l’équipe nécessite un abonnement, ce qui entraîne un coût supplémentaire pour l’organisation. Mais il est important de prendre cette mesure pour éviter la perte accidentelle de documents en raison d’une catastrophe au niveau local.

8. S’assurer que les fichiers supprimés disparaissent réellement

Lors de la suppression d’un fichier, que ce soit sur l’ordinateur local ou dans la zone de stockage en nuage, le fichier supprimé peut encore être disponible pendant des jours ou des semaines après la suppression. C’est une fonctionnalité pratique lorsque vous réalisez que vous avez supprimé un fichier par inadvertance et que vous devez le récupérer.

Cependant, lorsque vous vous concentrez sur la sécurité des documents, ce n’est pas nécessairement une fonctionnalité que vous voulez voir.

Paramétrez le disque dur ou le service de stockage en nuage pour supprimer immédiatement les fichiers afin d’atténuer ce problème. Avec Windows, maintenez la touche Shift enfoncée tout en appuyant sur la touche Delete pour contourner la corbeille et supprimer un fichier.

Cependant, même en utilisant cette technique, les données qui composent le fichier du document peuvent toujours être récupérables pour un pirate. Même si le fichier subit une suppression immédiate, un pirate peut toujours être en mesure de récupérer le fichier ou des fragments de celui-ci.

La récupération devient un processus très difficile une fois que le disque dur ou le fournisseur de stockage en nuage a écrasé les données.

Pour cette raison, pour une sécurité maximale, utilisez un logiciel de déchiquetage tiers pour écraser les données du fichier sur le disque dur. Les données du fichier seront ainsi illisibles pour la majorité des pirates informatiques. De nombreux logiciels de déchiquetage tiers écraseront les données plusieurs fois, diminuant ainsi les chances que quelqu’un les récupère.

9. Déterminez les fichiers à protéger

Si les membres de l’équipe n’aiment pas l’idée de protéger chaque fichier parce que certains fichiers ne contiennent pas d’informations sensibles, ils peuvent rechigner à utiliser les politiques de l’organisation pour sécuriser les documents. Vous pouvez limiter les types de fichiers que vous décidez de sécuriser pour rendre le processus plus facile pour tout le monde.

Parmi les types de fichiers qu’une organisation devrait protéger figurent :

• Documents financiers
• Documents contenant des informations personnelles
• Plans d’entreprise
• Documents contenant des informations sensibles sur les employés
• Documents contenant des informations sensibles sur la concurrence